- Upplagt den 27 april 2021
Börjar din "viktiga pappersficka" rinna över eller får dig att se stor ut? Tror du att det kanske är dags att bete sig som en ansvarsfull vuxen även om det sagt så låter det som det tråkigaste i världen?
Oroa dig inte, min lilla brud föll från boet, här är jag för att hjälpa dig att rensa vägen bland de dammiga fåren från dina administrativa dokument.
Tips för att organisera dina papper: veta vilka papper som är "viktiga"
Precis som innan du lär dig att springa måste du veta hur du går, det är bättre att sortera dina papper innan du lägger dem bort . Jag föreslår att du börjar med en "behåll" -hög och en "korghög!" ".
Nyttelös, kommer du att berätta för mig med din säkra röst, eftersom du redan har gjort denna sortering i förväg, genom att noggrant lägga (hahaha) nämnda papper i fickan. Förutom att det inte är som frysen, utan snarare som kylen: efter ett tag är vissa saker föråldrade ...
Till exempel, om du fortfarande har en kopia av ditt gamla ID-kort, när du var tolv år på bilden och nu är vuxen, kan du verkligen kasta.
Tips för att organisera dina papper: VAD FÖRVARAR OCH HUR LÅNG?
Viktiga dokument listas på public service-webbplatsen som också anger den lagliga lagringsperioden för varje dokument (för att hävda dina rättigheter till exempel) .
Som sagt, som anges högst upp på sidan, hindrar ingenting dig från att behålla dokument längre, och det skulle vara ännu bättre i vissa fall.
- Hyra kvitton : att behålla dina gamla kvitton kan vara ett sätt att försäkra en potentiell hyresvärd om din solvens, eller åtminstone din tillförlitlighet.
- Skatteanmälningar : även om det handlar om att byta till skatteavdrag vid källan, kan det vara viktigt att behålla dina gamla skattedeklarationer av redovisningsskäl (och för övrigt kan du se utvecklingen av din beskatta).
I allmänhet, när det gäller pengar är det bättre att hålla papperen för lång snarare än inte tillräckligt, i händelse av ett fel, ett betalningsfel etc.
- Dokument som rör dina husdjur : förvara hälsohandlingarna och, i förekommande fall, identifiering av ditt djur under hela din följeslagares liv.
- Lönesedlar : de nämns uppenbarligen på sajten, men vi kan aldrig säga det tillräckligt ofta, DET ÄR KAPITAL ATT FÖRVARA DINA BETALNINGSLAGRAR HELA DITT LIV (inklusive praktikplatser, arbetsstudieprogram etc. för det räknas också ).
Pärmar, filer, avdelare ... eller de bästa tipsen för att organisera dina papper
Hur sorterar du grejerna nu? Det kommer säkert inte att glädja dig, men tidningarna blir inte tunnare med tiden , tvärtom, och de behöver därför mycket utrymme (som din ...).
Första lösningen
Tillägna dem ett golv i din garderob där du kan placera soptunnor (nej, inte Danettes, läs boudiou) eller arkivskåp. Jag brukar tro att soporna är en falsk sorteringslösning, så jag rekommenderar starkt arkivskåp , men det här valet är bara mitt beslut.
Andra lösningen
En låda med hängande filer , eller dess ekonomiska version (i rymden och kontant): ett arkfodral (ser oftast ut som en metallbox). Denna lösning har ofta fördelen att göra papperen snabbare tillgänglig (inget behov av plasthylsor, avdelare räcker till exempel).
Kompletterande vapen (för att pimpa ditt lagringssystem): kartong men framför allt plasthylsor, avdelare, Post-It-bokmärken med färger och etiketter. Målet är att definiera en SMÅ färgkod för att förenkla din uppgift.
Förutom att det som jag känner dig inte behöver vara för komplicerat : rött för att pengarna ska betalas (skatter, obetalda räkningar eller bankfel till din fördel ...), period.
Ja, det betyder att en enda färg kan räcka ... för att du ska se, men låt dig inte röra dig under påskyndandet att dina bokmärken är riktigt vackra (ja, det luktar av den inbyggda, det är sant).
Några galna tips för att städa upp administrativa papper
Nästa steg är den faktiska fördelningen (och därför sorteringen). Här är några tips för att undvika att hamna i ett namnlöst bordell !
När du ska namnge dina pärmar eller dina hängande filer (# etiketter) ska du inte skapa en mapp “andra”, “att sortera”, “pågår” .
Du gillar mig, vi vet mycket väl att förr eller senare kommer alla dina brev att hamna där och att det gradvis kommer att ta plats för din sena " viktiga pappersficka " .
Gör så återkommande papper som du ofta kommer att bli ombedd att göra så tillgängliga som möjligt genom att sortera i kronologisk ordning och placera de senaste i början av bindemedlet eller filen.
Ditto för de olika filerna: "diplom" kan vänligen vänta i garderoben, det finns liten chans att den här filen kommer att vara användbar för dig en dag om du är anställd. För återkommande saker, tråkiga, är det vanligtvis pengar : kvitton, fakturor, inkomst ...
Vänta inte. Verkligen. Jag vet, du skulle hellre kasta den olycksbådande posten som du just fick mitt i resten tusen gånger som en rockstjärna. Men rockstjärnor har agenter att sortera efter dem. Inte du. Om du inte har en väldigt välutbildad katt.
I annat fall, öppna, läs, lägg bort, direkt i receptionen . Varsågod.
Är digital lagring det bästa systemet för lagring av papper?
Medan pappersversionen av dina dokument kommer att hålla sig bättre i mörkret (vilket kan förstöra bläcket och göra det oläsligt), är det bra att skanna dina viktiga dokument .
Inte för att alla hypade nattklubbar plötsligt öppnar sina dörrar för dig i utbyte, utan snarare för att papperet kan brinna, flyga iväg, försvinna, förstöra, falla sönder (korsa onödigt) ...
Och att jag ännu inte har sett ett digitalt dokument göra det (förutom kanske försvinna, och igen).
Lagring av dessa skannade dokument är också en bra fråga att ställa, och där beror det på din budget!
Online lagringssystem för att lagra dina papper
De är gratis men lägger mindre vikt vid säkerhet (rapportera att de är mindre tänkta att lagra känslig information, och att de mestadels kommer från USA). Bland dem är Dropbox, Hubic, Google Drive och företag!
Det största bekymret är att de inte är avsedda för denna användning, så en klumpig borttagningsmanöver inträffade snabbt.
De passande namngivna digitala kassorna för att lagra dina papper
Principen är ganska enkel: informationen är krypterad och lagras ofta i molnet (på en server, därför tillgänglig online förutsatt att vi har identifierarna). De genom nackdelar, s e specialiserade på lagring och bevarande av data, inklusive känslig.
Men ingenting är gratis i denna låga värld och du måste lägga handen i fickan för att dra nytta av den.
Genom att titta lite (särskilt på sidan av din bank, eftersom de ofta erbjuder en fördelaktig service till sina kunder • blinkar blink), kommer du fortfarande att kunna hitta prisvärda digitala kassaskåp utan svårighet ... speciellt eftersom det är nödvändigt för hela livet är det bättre.
Men samma regel som för papper: skapa mappar och undermappar för att organisera dina skanningar , som helst är desamma som du har i din garderob för att spara tid när du letar efter ett dokument.
Kom igen, låt oss ta några timmar och komma igång, du mår bättre efteråt!
