Idag är en viktig del av vår kommunikation skriven: SMS, WhatsApp, e-post ...
Orden vi väljer, våra fraser eller vår skiljetecken får en särskild betydelse: hur man skriver vad vi vill säga? Hur tar man emot och tolkar vad den andra säger?
Artighet i e-postmeddelanden, med variabel geometri
I e-postmeddelanden kan vanor och metoder variera mycket.
Vissa väljer ett effektivt (men lakoniskt) "ok" eller "tack" (medan du förväntade dig en dusch av glittrande gifs åtföljd av en kärleksförklaring), andra berättar sin reaktion i detalj eller till och med välja formaliteter ...
I ett professionellt sammanhang är meddelanden en känslig, till och med taggig fråga. Det sätt vi skriver våra budskap hon kan stress eller undergräva våra partners och samtalspartner?
Personligen erkänner jag att jag har EN vridning i skräck:
"Tack för att du gör det här".
Jag svär dig, när jag läser den här meningen exploderar min hjärna! Jag känner att min samtalspartner uppmanar mig att göra något, med möjlighet till nedlåtelse, utan någon artighet.
Ett vetenskapligt experiment på professionella e-postmeddelanden
Jag tänkte att du kanske var intresserad av det här ämnet, så jag sökte i de vetenskapliga publikationerna för att se om någon hade tittat på denna fråga om e-postmeddelanden och deras mottagande . Svaret är ja !
Två forskare, YoungAh Park och Venera C. Haun, har noggrant studerat frågan om stress på jobbet, vad som skapar eller matar det och hur man kan återhämta sig från det.
De två specialisterna observerade uppgifterna om 167 par, vars två medlemmar arbetar vid flera tillfällen under en hel vecka: fredagen före avresan till helgen, följande måndagsmorgon, vid en annan tid i veckan ...
Forskare har särskilt observerat de "incivilities" som mottagits via e-post, det vill säga meddelanden där tonen, innehållet eller timing kan generera stress.
Samtidigt ber de deltagarna bedöma deras stressnivå och svara på några ytterligare frågor.
Oförskämd e-post, en källa till stress
Resultatet är ingen överraskning: människor som får flera ocivila e-postmeddelanden rapporterar mer spänning i slutet av dagen, mer fysiska symtom på stress (migrän, ryggont, etc.) och fler negativa känslor.
Fram till dess verkar resultatet uppenbart! Vad som kan vara mer överraskande (dock) är att dessa e-postmeddelanden (och stressen som följer med dem) också verkar påverka arbetsinsatserna ...
När människor får oförskämda e-postmeddelanden under veckan tenderar de att "dra ut" från jobbet nästa vecka, ta ett steg tillbaka, att engagera sig lite mindre.
Och det är normalt! Det är en mekanism för att skydda och bevara våra resurser.
Så dessa resultat tyder inte bara på att e-postmeddelanden har en inverkan på de anställdas hälsa, utan de kan också påverka företagets funktion ...
Stressen med oförskämd e-post är smittsam
Ett slutligt resultat av experimentet är ännu mer förvånande: de anställda som får dessa jävla e-postmeddelanden verkar förmedla sin stress till sin partner ... som nästa vecka också tappar intresset för sitt eget arbete!
Om vi sammanfattar, oseriösa eller osäkra e-postmeddelanden har en kumulativ effekt: de betonar anställda OCH deras familjer, påverkar arbetstagarens arbete OCH hans partners.
Frågan om e-post är därför en avgörande fråga!
Hur skriver jag respektfulla e-postmeddelanden?
Medan vissa incitabiliteter begås medvetet (MEN VARFÖR NAMN?), Är andra inte avsiktliga.
Ibland är allt som krävs ett kommatecken, ett utropstecken, besvärliga vändningar av frasen för att skada, eftersom den andra skriftligen inte har några icke-verbala ledtrådar för att förstå din meddelande…
Låt oss till exempel säga att du en kväll skickar din handledare en produktion som har krävt mycket tid och energi för att få ett enkelt "tack" som svar.
Är detta ett kort "tack"? Är det ett "tack" som betyder "ok väl mottaget men jag har inte tittat ännu"? Är det ett "tack" som indikerar att ditt arbete uppskattas? Suddigheten är total.
Medan ansikte mot ansikte kunde ledtrådar ha hjälpt dig att förstå budskapet: ett leende, en hållning, en gest ...
Skriv snyggt, det kan läras!
Vad kan vi göra för att vi ska skriva e-postmeddelanden på ett civilt och omtänksamt sätt, ta hand om oss själva och vår mottagare?
Det första tipset som jag kommer att ge råd till hela världen, det skulle vara, så långt det är möjligt och enligt din önskan, att anta icke-våldsamt meddelande .
Om omständigheterna tillåter det kan du också diskutera ämnet e-post med dina överordnade och kollegor: kanske att formalisera en process kan hjälpa?
Personligen försöker jag hålla två steg i åtanke!
För artiga e-postmeddelanden måste jag vara medveten om mitt nuvarande tillstånd
Idén kanske låter uppenbar, men den är inte så uppenbar.
När jag skriver ett e-postmeddelande, ett sms, ett brev känner jag känslor. Jag kan vara upprörd för att jag sov dåligt, irriterad över min arbetsbelastning eller på grund av ett bråk med min partner ...
Att vara medveten om dessa känslor kan hjälpa mig att ta lite avstånd och inte förmedla dem i mitt skrivande .
Jag tar det föregående exemplet: Jag är trött, jag har jobbat mycket och jag får detta vaga "tack".
Vid första anblicken är jag irriterad: Jag undrar om mitt arbete har setts, jag måste ha en feedback ... men kanske för hans del säger min samtalspartner verkligen "tack", med all vänlighet av världen !
För artiga e-postmeddelanden måste jag tänka på vad jag vill skriva
Vad menar du egentligen? Vad är viktigt för din mottagare att höra? Behöver du göra en begäran? Vad vill du att mottagaren ska göra? Varför ?
Jag tar mitt lilla exempel. När jag skickade min berömda presentation skrev jag:
"Maskin,
Bifogad är presentationen för mötet den 23 augusti.
Din'
Jag gjorde inte den minsta begäran, jag uttryckte inget behov ... Svårt, i det här fallet, att förvänta sig en specifik reaktion från den andra!
Om jag ville ha en retur, kunde jag ha lagt till:
”Jag måste se till att det här jobbet kommer att vara användbart. Din åsikt är viktig för mig och din feedback hjälper mig att justera det producerade innehållet. Har du tillgång att byta? "
Tveka inte att vara så specifik som möjligt! Om du har en tidsfrist kan du till exempel nämna den (”mötet äger rum den 23: e, tror du att du kan svara mig senast den 20?”).
Observera att den frågande formuleringen kan vara särskilt användbar för att skapa en omtänksam miljö.
Istället för att skriva "tack för att du gjorde det här" a "tror du att du kan göra det här?" "Eller helt enkelt" kan du göra det av en sådan anledning för ett sådant mål? »Tillåter dig att ge din mottagare frihet och inte ställa krav. Det är dyrbart!
Och du, hur lyckas du utstråla lite vänlighet i dina e-postmeddelanden? Har du några tips? För att gå längre rekommenderar jag den här artikeln från Science Daily (på engelska)!
